Startsidan >> Vett och Etikett tips>> Teknisk etikett>> Digitala möten>>
 

Digitala möten

Vett och etikett vid digitala möten

Vett och etikett är konsten att få människor omkring dig att trivas. Här finns likheter – men också skillnader mellan det fysiska och digitala mötet.
I coronatider när många jobbar hemifrån har fysiska möten alltmer ersatts av olika digitala mötesplattformar.


Att mötas på distans skapar utmaningar. Hur undviker ni teknikstrul, deltagare som pratar i munnen på varandra och andra irritationsmoment? Här hittar du alla vett-och-etikettregler för ett lyckat digitalt möte. För vid lyckade webbmöten har deltagarna lärt sig att hantera mediets outtalade regler.

Innehåll för vett och etikett vid digitala möten

  • Förberedelser
  • Mötesledaren
  • Deltagaren
  • Kroppspråk
  • Smygsurfande
  • Ögonkontakt
  • Kameran
  • Bakgrund
  • Klädsel
  • Störningar
  • Ställ en fråga om vett och etikett







  • Förberedelser, både mötesledare och deltagare

    • Allt handlar om vett och etikett , med respekt för övriga deltagare.
    • Testa din teknik i förväg
    • Logga in i god tid
    • Mycket beror på mötets storlek, syfte, längd mm.
    • Tänk på bakgrund och ljus. Välj en neutral bakgrund och bra ljus ger en bättre bild.
    • Sitt helst avskilt, störande omgivning påverkar mötet.
    • Lämna gärna skärmen vid varje paus gör att du inte blir så trött.
    • Visa ansiktet, det är inte lika trevligt att se från nästippen och uppåt.
    • Saknar du en proffsmikrofon kan du använda headset istället.
    • Ljudet blir ofta bättre i headset, mikrofonen fångar upp din röst och filtrerar bakgrundsljud.
    • Om det krävs, utse någon som antecknar.
    • Be en deltagare bevaka chatten och att någon annan är redo att ge teknisk support om det skulle behövas.
    • Ägna några minuter på att fråga hur läget är med de övriga och prata lite allmänt innan ni drar igång.
    • Det kan förbättra kvaliteten på mötet mer än du tror!
    • Ställ en fråga om vett och etikett
    • Tillbaka till innehåll





    Mötesledaren

    • Digitala möten ställer oftast krav på en ännu bättre struktur än fysiska möten.
    • Detta då deltagarna lättare tenderar att tappa fokus än när ni ses i verkligheten.
    • Därför behöver du som sammankallar till mötet vara extra tydlig med mötets syfte, vad mötet ska innehålla och hur var och en förväntas bidra.
    • För dåligt planerade möten kanske du kommer undan med live men inte digitalt.
    • Planera kortare tid för digitala möten, de är ofta jobbigare än live.
    • För att alla ska veta vem som har ordet behöver webbmötet en mötessamordnare, som fördelar ordet.
    • Tveka inte att leda mötet, fördela ordet när det krävs.
    • Du ansvarar för att mötet börjar och slutar, och checkar av att alla är uppkopplade.
    • Du ser också till att alla kommer till tals och får prata klart.
    • Fråga om det är ok för alla mötesdeltagarna innan du spelar in mötet
    • Våga avbryta om någon blir lite för pratglad eller kommer ifrån ämnet.
    • Skicka kontaktuppgifter och gärna ett telefonnummer med mötesinbjudan, om de åker ut kan de kontakta dig eller annan person för hjälp.
    • Gå från vanliga tänket ”presentation” till mer korta inslag/interaktion/inspel.
    • Korta pass, minst 10 min paus per timme.
    • Använd tydligare gester, mimik, betoningar etc.
    • Ställ en fråga om vett och etikett
    • Tillbaka till innehåll





    Deltagaren

    • Det är upp till varje deltagare att följa mötessamordnarens spelregler för mötet.
    • Fokus är artigt, visa att du som deltagare ger mötet din fulla uppmärksamhet.
    • Lyssna inte med ett halvt öra och syssla med annat, det märks.
    • Mikrofon ska vara avstängd, mute, om ni inte är en liten grupp.
    • Be om ordet genom att räcka upp handen eller skriva i chatten.
    • Prata inte rakt ut, vänta på att du får ordet.
    • Delta aktivt och visa engagemang genom att ställa frågor, svara på frågor/delta i diskussioner
    • Som deltagare kan du gärna skriva några uppskattande ord i chatten.
    • Ställ en fråga om vett och etikett
    • Tillbaka till innehåll


    Kroppsspråk och ordet

    • Kroppsspråket sätter tonen och ger massor av information när vi möts i samma rum.
    • Vid digitala möten går vi miste om mycket av kroppsspråket.
    • I stället blir det verbala språket viktigare.
    • Trots detta, så tugga inte tuggummi.
    • OK, du har mikrofonen avstängd och det är trevligt med lite tuggummi.
    • Video kan ge ett aningen nonchalant intryck gentemot dina kollegor, kunder eller affärspartners.
    • Då vi inte ser varandras kroppsspråk på samma sätt som under ett vanligt möte kan det skapa stress kring tystnad.
    • Med det uteblivna kroppsspråket, i kombination med den lilla fördröjning som ofta uppstår i distansmötet, är det svårare att få till det där naturliga flödet i samtalet.
    • Vi har svårt att se vem som är på väg att börja prata eller då blir det lätt en liten tankepaus.
    • Många försöker då fylla i, men ta det lugnt och ge varandra tid att vara eftertänksamma.
    • Var inte orolig för att det blir tyst då och då.
    • Om det sociala samspelet ska fungera måste vi anpassa vårt beteende till de här nya förutsättningarna.
    • Ställ en fråga om vett och etikett
    • Tillbaka till innehåll





    Smygsurfa inte



    Ögonkontakt

    • När du samtalar med en annan person i verkliga livet, ska du se personen i ögonen.
    • Du ska titta på den andra personen när hen talar med dig
    • När du själv pratar kan du flacka med blicken, det är naturligt.
    • Vid digitala möten är det tvärtom.
    • Du måste titta rakt in i din kamera när du talar, då uppfattar de övriga dig som närvarande.
    • Titta inte på skärmen, det syns, titta in i kameralinsen.
    • Till skillnad mot live, kan du flacka med blicken när andra talar med dig.
    • Ställ en fråga om vett och etikett
    • Tillbaka till innehåll





    Kameran

    • Tänk på att ha kameran på.
    • Det betyder otroligt mycket för den som leder mötet att kunna se övrigas ansikten.
    • Som deltagare och mötesledare är det viktigt med respons och känna att man inte bara pratar med en kamera.
    • Tydliga uttalade förhållningssätt för när kamera ska vara på eller av.
    • Det är lättare att försvinna/gömma sig/bli bortglömd bakom en skärm än i ett fysiskt möte.
    • Böcker är bra att ställa datorn på, då kommer kameran i ansiktshöjd.
    • Placera dig på lagom avstånd, men man vill gärna se ansiktsuttryck.
    • Tänk ungefär som att ni ser varandra i ögonen under ett vanligt samtal.
    • Det är bäst om du syns från axlarna och uppåt med lite utrymme ovan huvudet.
    • Sitt inte framför ett fönster, det blir motljus, låt hellre ljuset komma in från sidan.
    • Annars är risken att du mest kommer att se ut som en mörk siluett.
    • Ett tips är att placera kameran mitt framför en större skärm.
    • Då tittar du på övriga, samtidigt som du talar rakt in i kameralinsen.
    • Ställ en fråga om vett och etikett
    • Tillbaka till innehåll


    Bakgrund

    • I vissa sammanhang kan en bild från företaget eller logotype fylla en funktion och passa som bakgrund.
    • Om du känner dig nöjd med bakgrunden där du sitter är det inte fel att visa upp den.
    • Det ger personen på andra sidan skärmen en möjlighet att sätta dig i ett sammanhang.
    • Hitta en så ren bakgrundsmiljö som möjligt, så att övriga mötesdeltagare slipper distraheras av din stökiga bokhylla eller hysteriska tapet.
    • Egna bakgrunder kräver ofta en green-screen (grön bakgrund) och kan annars ge märkliga skuggor etc.
    • Ställ en fråga om vett och etikett
    • Tillbaka till innehåll





    Klädsel

    • Avstå mysdressen, klä dig som du skulle gjort på jobbet
    • Tänk lite på det yttre, som att borsta håret.
    • Ta på dig ditt professionella ansiktsuttryck.
    • Vill du se lite extra snygg ut, våga ta liter puder i panna, på näsa och öron.
    • Som både kvinnor och män gör på TV.
    • Med andra ord, förbered dig och klä dig som för ett möte i den riktiga världen.
    • Ställ en fråga om vett och etikett
    • Tillbaka till innehåll


    Störningar

    • När vi sitter runt samma bord vet alla vad du gör.
    • Om du tappar fokus för att leta efter en penna ser alla det.
    • När vi möts digitalt möten har de andra deltagarna ingen aning om vad du gör när du tittar bort eller försvinner från skärmen.
    • För att bygga förtroende kan det vara bra att förvarna om vad du ska göra
    • Undvik också att göra andra saker under mötet.
    • Det är lätt att tänka att ingen ser om du läser e-post eller fingrar på mobilen, men det märks.
    • Är ni få ska du absolut inte göra det, om du vill ha en bra relation med personerna i mötet.
    • Om du inte kan stänga av mikrofonen, berätta om eventuella störande bakgrundsljud
    • Ställ en fråga om vett och etikett
    • Tillbaka till innehåll



    Källor: Den här texten baseras på författarens 100-tals egna erfarenheter av digitala möten, både genom att leda ett stort antal digitala möten, delta i dem, föreläsa digitalt samt intervjuer med andra deltagare och mötesledare






    ©Er Man AB. Mångfaldigandet av denna text, helt eller delvis, är enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt förbjudet utan medgivande av Er Man AB och Mats Danielsson

    Gäst på begravning, vett och etikett >>
    Sorgetid efter dödsfall, begravning vett och etikett >>
    Mörk kostym klänning kvinna, vett och etikett >>
    Resor - vilka klädkoder gäller vid festligheter på en medelhavskryssning?
    Till galamiddagen, är det ok med smoking ( svart byxa och vit smokingkavaj, enkelknäppt och maggörd ...
    Jul - vi fick en julsmörgås, men inga bestick. Är det ok?
    Begravning - lägger man någon gåva vid buddhistisk begravning?
    Klädkoder - behöver man ha en ficknäsduk vid kostym?
    Förlovning - vad kan man ge i present till ett par som förlovar sig?
    @ 2019-, Er Man AB | info@etikettdoktorn.se | webbplatsöversikt
    Powered by OnLimit.se