Att mötas på distans skapar utmaningar. Hur undviker ni teknikstrul, deltagare som pratar i munnen på varandra och andra irritationsmoment? Här hittar du alla vett-och-etikettregler för ett lyckat digitalt möte. För vid lyckade webbmöten har deltagarna lärt sig att hantera mediets outtalade regler.
Innehåll för vett och etikett vid digitala möten
- Förberedelser
- Mötesledaren
- Deltagaren
- Kroppspråk
- Smygsurfande
- Ögonkontakt
- Kameran
- Bakgrund
- Klädsel
- Störningar
- Ställ en fråga om vett och etikett
Annons:
Förberedelser, både mötesledare och deltagare
- Allt handlar om vett och etikett , med respekt för övriga deltagare.
- Testa din teknik i förväg
- Logga in i god tid
- Mycket beror på mötets storlek, syfte, längd mm.
- Tänk på bakgrund och ljus. Välj en neutral bakgrund och bra ljus ger en bättre bild.
- Sitt helst avskilt, störande omgivning påverkar mötet.
- Lämna gärna skärmen vid varje paus gör att du inte blir så trött.
- Visa ansiktet, det är inte lika trevligt att se från nästippen och uppåt.
- Saknar du en proffsmikrofon kan du använda headset istället.
- Ljudet blir ofta bättre i headset, mikrofonen fångar upp din röst och filtrerar bakgrundsljud.
- Om det krävs, utse någon som antecknar.
- Be en deltagare bevaka chatten och att någon annan är redo att ge teknisk support om det skulle behövas.
- Ägna några minuter på att fråga hur läget är med de övriga och prata lite allmänt innan ni drar igång.
- Det kan förbättra kvaliteten på mötet mer än du tror!
- Ställ en fråga om vett och etikett
- Tillbaka till innehåll
Annons:
Mötesledaren
- Digitala möten ställer oftast krav på en ännu bättre struktur än fysiska möten.
- Detta då deltagarna lättare tenderar att tappa fokus än när ni ses i verkligheten.
- Därför behöver du som sammankallar till mötet vara extra tydlig med mötets syfte, vad mötet ska innehålla och hur var och en förväntas bidra.
- För dåligt planerade möten kanske du kommer undan med live men inte digitalt.
- Planera kortare tid för digitala möten, de är ofta jobbigare än live.
- För att alla ska veta vem som har ordet behöver webbmötet en mötessamordnare, som fördelar ordet.
- Tveka inte att leda mötet, fördela ordet när det krävs.
- Du ansvarar för att mötet börjar och slutar, och checkar av att alla är uppkopplade.
- Du ser också till att alla kommer till tals och får prata klart.
- Fråga om det är ok för alla mötesdeltagarna innan du spelar in mötet
- Våga avbryta om någon blir lite för pratglad eller kommer ifrån ämnet.
- Skicka kontaktuppgifter och gärna ett telefonnummer med mötesinbjudan, om de åker ut kan de kontakta dig eller annan person för hjälp.
- Gå från vanliga tänket ”presentation” till mer korta inslag/interaktion/inspel.
- Korta pass, minst 10 min paus per timme.
- Använd tydligare gester, mimik, betoningar etc.
- Ställ en fråga om vett och etikett
- Tillbaka till innehåll
Annons:
Deltagaren
- Det är upp till varje deltagare att följa mötessamordnarens spelregler för mötet.
- Fokus är artigt, visa att du som deltagare ger mötet din fulla uppmärksamhet.
- Lyssna inte med ett halvt öra och syssla med annat, det märks.
- Mikrofon ska vara avstängd, mute, om ni inte är en liten grupp.
- Be om ordet genom att räcka upp handen eller skriva i chatten.
- Prata inte rakt ut, vänta på att du får ordet.
- Delta aktivt och visa engagemang genom att ställa frågor, svara på frågor/delta i diskussioner
- Som deltagare kan du gärna skriva några uppskattande ord i chatten.
- Ställ en fråga om vett och etikett
- Tillbaka till innehåll
Kroppsspråk och ordet
- Kroppsspråket sätter tonen och ger massor av information när vi möts i samma rum.
- Vid digitala möten går vi miste om mycket av kroppsspråket.
- I stället blir det verbala språket viktigare.
- Trots detta, så tugga inte tuggummi.
- OK, du har mikrofonen avstängd och det är trevligt med lite tuggummi.
- Video kan ge ett aningen nonchalant intryck gentemot dina kollegor, kunder eller affärspartners.
- Då vi inte ser varandras kroppsspråk på samma sätt som under ett vanligt möte kan det skapa stress kring tystnad.
- Med det uteblivna kroppsspråket, i kombination med den lilla fördröjning som ofta uppstår i distansmötet, är det svårare att få till det där naturliga flödet i samtalet.
- Vi har svårt att se vem som är på väg att börja prata eller då blir det lätt en liten tankepaus.
- Många försöker då fylla i, men ta det lugnt och ge varandra tid att vara eftertänksamma.
- Var inte orolig för att det blir tyst då och då.
- Om det sociala samspelet ska fungera måste vi anpassa vårt beteende till de här nya förutsättningarna.
- Ställ en fråga om vett och etikett
- Tillbaka till innehåll
Annons:
Smygsurfa inte
- Det är frestande att börja surfa runt lite på datorn eller med en mobil i knät.
- Risken är stor att det märks och det tar bort intresset som finns kring frågorna ni ska diskutera.
- Om du behöver göra lite snabb research för att föra mötet framåt så kan du säga det.
- Till exempel; ”Ok, jag kollar upp det och återkommer om några minuter”.
- Ställ en fråga om vett och etikett
- Tillbaka till innehåll
Ögonkontakt
- När du samtalar med en annan person i verkliga livet, ska du se personen i ögonen.
- Du ska titta på den andra personen när hen talar med dig
- När du själv pratar kan du flacka med blicken, det är naturligt.
- Vid digitala möten är det tvärtom.
- Du måste titta rakt in i din kamera när du talar, då uppfattar de övriga dig som närvarande.
- Titta inte på skärmen, det syns, titta in i kameralinsen.
- Till skillnad mot live, kan du flacka med blicken när andra talar med dig.
- Ställ en fråga om vett och etikett
- Tillbaka till innehåll
Annons:
Kameran
- Tänk på att ha kameran på.
- Det betyder otroligt mycket för den som leder mötet att kunna se övrigas ansikten.
- Som deltagare och mötesledare är det viktigt med respons och känna att man inte bara pratar med en kamera.
- Tydliga uttalade förhållningssätt för när kamera ska vara på eller av.
- Det är lättare att försvinna/gömma sig/bli bortglömd bakom en skärm än i ett fysiskt möte.
- Böcker är bra att ställa datorn på, då kommer kameran i ansiktshöjd.
- Placera dig på lagom avstånd, men man vill gärna se ansiktsuttryck.
- Tänk ungefär som att ni ser varandra i ögonen under ett vanligt samtal.
- Det är bäst om du syns från axlarna och uppåt med lite utrymme ovan huvudet.
- Sitt inte framför ett fönster, det blir motljus, låt hellre ljuset komma in från sidan.
- Annars är risken att du mest kommer att se ut som en mörk siluett.
- Ett tips är att placera kameran mitt framför en större skärm.
- Då tittar du på övriga, samtidigt som du talar rakt in i kameralinsen.
- Ställ en fråga om vett och etikett
- Tillbaka till innehåll
Bakgrund
- I vissa sammanhang kan en bild från företaget eller logotype fylla en funktion och passa som bakgrund.
- Om du känner dig nöjd med bakgrunden där du sitter är det inte fel att visa upp den.
- Det ger personen på andra sidan skärmen en möjlighet att sätta dig i ett sammanhang.
- Hitta en så ren bakgrundsmiljö som möjligt, så att övriga mötesdeltagare slipper distraheras av din stökiga bokhylla eller hysteriska tapet.
- Egna bakgrunder kräver ofta en green-screen (grön bakgrund) och kan annars ge märkliga skuggor etc.
- Ställ en fråga om vett och etikett
- Tillbaka till innehåll
Annons:
Klädsel
- Avstå mysdressen, klä dig som du skulle gjort på jobbet
- Tänk lite på det yttre, som att borsta håret.
- Ta på dig ditt professionella ansiktsuttryck.
- Vill du se lite extra snygg ut, våga ta liter puder i panna, på näsa och öron.
- Som både kvinnor och män gör på TV.
- Med andra ord, förbered dig och klä dig som för ett möte i den riktiga världen.
- Ställ en fråga om vett och etikett
- Tillbaka till innehåll
Störningar
- När vi sitter runt samma bord vet alla vad du gör.
- Om du tappar fokus för att leta efter en penna ser alla det.
- När vi möts digitalt möten har de andra deltagarna ingen aning om vad du gör när du tittar bort eller försvinner från skärmen.
- För att bygga förtroende kan det vara bra att förvarna om vad du ska göra
- Undvik också att göra andra saker under mötet.
- Det är lätt att tänka att ingen ser om du läser e-post eller fingrar på mobilen, men det märks.
- Är ni få ska du absolut inte göra det, om du vill ha en bra relation med personerna i mötet.
- Om du inte kan stänga av mikrofonen, berätta om eventuella störande bakgrundsljud
- Ställ en fråga om vett och etikett
- Tillbaka till innehåll
Källor: Den här texten baseras på författarens 100-tals egna erfarenheter av digitala möten, både genom att leda ett stort antal digitala möten, delta i dem, föreläsa digitalt samt intervjuer med andra deltagare och mötesledare