Att resa i arbetet kan vara en stor källa till kunskap, men det kräver förberedelser, särskilt om du är i början av din karriär.
Alla bör fundera på vad och hur man ska göra, före, under och efter en resa. Läs mer.
Innehåll
- 10 tips
- Förberedelser
- Regler
- Semester
- Program
- Kostnader
- Traktamente
- Målstyrd representation
- Du är inte ledig
- Ställ en fråga om vett och etikett
10 tips
- Tala med din chef om du vill resa, motivera kostnaden.
- Vill du resa, försök koppla det till en pågående arbetsuppgift.
- Lär dig företagets policies vid resor, skrivna och oskrivna.
- Kontrollera din kostnadsgräns – håll den. Ett nej till vidlyftig representation uppfattas ofta av kunder som god affärsetik.
- Res välklädd, du är i tjänst även under resan och planera ditt klädval utifrån vem du ska möta.
- Lär dig lite om landets seder och bruk så du ses som artig.
- Semester vid affärsresa kan vara skattepliktigt – kontrollera i förväg.
- Dra av fria måltider på traktamentet – det är en skattepliktig förmån.
- Tillbaka till innehåll
Förberedelser
- Om din position inte kräver resor, men det är något du vill göra för att skaffa dig nya erfarenheter eller träffa medarbetare på andra platser, är rådet att prata med din chef.
- Berätta att du är öppen för affärsresor och, om det är möjligt.
- Föreslå en resa kopplat till ett uppdrag som du arbetar med.
- Var noga med att förklara hur företaget kan få nytta av denna kostnad.
- Tillbaka till innehåll
Regler
- Fråga din chef eller personalansvarig om företaget har en policy vid resor. Som vid egna måltider och transporter.
- Vem ska betala notan när du äter med arbetskamrater eller kunder.
- Saknas formella regler på din arbetsplats, fråga kollegor som har rest vilka oskrivna regler ni har.
- Undersök hur affärsmässiga möten genomförs och om det är brukligt att träffas efter affärsmöten.
- Innan du reser är det också bra att fundera över klädsel, både den praxis som företaget har, samt vad kunder eller de du kommer att möta kan förväntas ha på sig.
- Tänk på att du kan även om du reser med en medarbetare så är du en del av ett varumärke.
- Avstå därför från alltför enkla fritidskläder på resan dit eller hem, utan välj en mer affärsmässigt avslappnad klädstil.
- Tillbaka till innehåll
Semester vid resan
- Vill du lägga några semesterdagar i samband med din resa, se till att kontrollera det med din chef innan du planerar något.
- Vill du göra det, så kanske du behöver byta hotell eller betala till företaget för de merkostnader som uppstår i den del av resan som är av privat karaktär.
- Kontrollera noga, för det blir lätt en skattepliktig förmån.
- Tillbaka till innehåll
Program
- Förbered ett fullständigt program där alla händelser som planeras finns med och ta reda på namn, titlar och all annan relevant information.
- Ta i förväg kontakt med kollegor, kunder eller andra som du ska träffa.
- Om du reser utomlands, läs om landets seder. Klicka här för mer om detta. .
- Viktigt är hur du presenterar dig, hälsar, tackar, klär dig, ger presenter med mera. Så du inte oavsiktligt förolämpar någon.
- Tillbaka till innehåll
Kostnader
- Ta också reda på de kostnader som kan uppstå och hur långt du kan sträcka dig. Höga utgifter kan bli svårt att förklara och efteråt.
- Skatteverket kräver att deltagare och syfte anges på kvitton. Missa inte detta, då det annars kan leda till en skattepliktig förmån för dig.
- Normalt kan resor och transporter, inklusive flyg, vistelser på hotell och biluthyrning betraktas som normala kostnader.
- Middagar och andra måltider för representation brukar också kunna belasta företaget, men var medveten om vad du beställer.
- Det är lätt att dras med om någon har befogenhet att använda mer pengar än du och den som vet sin kostnadsgräns kan också lättare säga nej.
- Var inte orolig, även om det i just den stunden känns snålt, kan det uppfattas som god arbetsmoral och etik att våga säga nej.
- Tillbaka till innehåll
Traktamente
- Reser du i tjänsten utgår ofta ett skattepliktigt traktamente, det ska täcka merkostnader för mat och vistelse för ditt personliga bruk.
- Äter du frukost på ett hotell (notera, den räknas även om du inte äter, det räcker med möjligheten), lunch med kund och/eller middag med kund sker ett avdrag på ditt traktamente.
- Avdraget fastställs av Skatteverket och uppdateras varje år.
- Tillbaka till innehåll
Målstyrd representation
- När du tar med kunder, beställ en middag i inte alltför hög prisklass och inte överdriv inte mängden alkohol.
- En förbeställning kan göra valet enklare när du är på plats, då kan du även i förväg meddela restaurangen din kostnadsgräns.
- Om du vill spendera lite mer för att imponera på en kund och avsluta en affär, be din chef om tillstånd i förväg, det blir lättare att försvara efteråt.
- Att arbeta målstyrt innebär att du mer fokuserar på innehållet och målsättningen. En fika på morgonen kan betyda mer än all världens middagar om kunden är friluftsmänniska.
- Överväg om representationen ska ske i Milano, en helg på Grand eller på Solvalla en torsdagseftermiddag. Det är att målstyra.
- Tillbaka till innehåll
Du är inte ledig
- Glöm inte att en affärsresa innebär inte ledighet och semester.
- När du reser med en kund eller en kollega, vara uppmärksam på personens tid och intresse.
- Ett flygplan eller tåg kanske inte är den bästa platsen för en lång affärsmässig diskussion, eller så är den det, det avgör du på plats.
- Något annat du kan undvika, om du märker att den du reser med är upptagen, i affärssamtal eller på affärsresor, är att vara alltför pratsam om dig själv och ditt privatliv.
- Kom ihåg att du reser och det är trevligt, men du är trots detta inte ledig från jobbet.
- Tillbaka till innehåll