Vem ringer vem handlar om vett och etikett vid telefonsamtal. Ska du ringa tillbaka, lämna meddelande? Inte bry dig? I denna videon ger Etikettdoktorn svaren på dina frågor. Vill du läsa en artikel om detta, då följer du den här länken.
Att ringa ett telefonsamtal
Det kan tyckas enkelt
- Det finns oskrivna regler som kan hjälpa till att göra kommunikationen smidigare och mer respektfull.
- Låt oss dyka ner i några aspekter och råd kring telefonsamtal.
- Vem ska ringa upp vem?
Annons:
Inledande samtal
Professional setting
- Om du är den som initierar kontakten, till exempel vid jobbsökning.
- Då är det oftast ditt ansvar att ringa.
- Arbetsgivaren kan ge ett tidsfönster då de är tillgängliga.
- Och det är ditt ansvar att respektera detta.
Personliga samtal
- Här kan det vara mer flexibelt.
- Om du har något specifikt att diskutera, är det vanligtvis bäst att du ringer upp.
- Om ni är överens om att ett samtal behövs.
- Då kan det vara den som har mest bråttom eller det största behovet som ringer först.
Annons:
Ska man lämna meddelande?
När du ringer
Professionellt
- Om du ringer och inte får svar, är det nästan alltid bäst att lämna ett röstmeddelande.
- Eller skicka ett följande mejl.
- Se till att du är tydlig med ditt namn, anledningen till samtalet, och hur och när du kan bli nådd.
Personligt
- Om det inte är ett akut ärende, kan du välja att inte lämna ett meddelande.
- I sådana fall kan du följa upp med ett textmeddelande eller ett mejl.
- Detta för att låta personen veta att du har försökt nå dem.
Hur gör man?
Planera ditt samtal
- Fundera över vad du vill säga och skriv ner eventuella viktiga punkter.
- Välj en lugn plats utan störande bakgrundsljud.
Inled samtalet på rätt sätt
- Introducera dig själv tydligt.
- Ange syftet med samtalet kortfattat i början.
Var tydlig och lyhörd
- Prata tydligt och i lagom takt.
- Lyssna aktivt och ge den andra personen tid att svara.
Avsluta samtalet artigt
- Sammanfatta vad ni har kommit överens om, om det är relevant.
- Tacka för samtalet och önska personen en trevlig dag eller vecka.
Annons:
Ytterligare tips
Tidpunkten
- Ring under rimliga tider på dagen.
- Gärna under kontorstid för professionella samtal.
- Och inte för sent på kvällen för personliga samtal.
Textmeddelanden
- Använd SMS eller mejl.
- För att fråga om en lämplig tid att ringa om du är osäker.
Röstbrevlåda
- Om du lämnar ett röstmeddelande.
- Håll det kort och informativt.
- Ange alltid ditt namn och telefonnummer tydligt.
Att veta när och hur man ska ringa ett telefonsamtal och om man ska lämna ett meddelande är en viktig del av effektiv kommunikation. Genom att följa dessa riktlinjer visar du respekt för andras tid och bidrar till en mer positiv och produktiv interaktion.