Digitala möten

Vett och etikett digitalt är konsten att få människor att trivas.

Digitala möten utmaningar. Hur undviker ni, med vett och etikett, teknikstrul, deltagare som pratar i munnen på varandra och andra irritationsmoment? I denna artikel beskrivs hur du genomför digitala möten. Vill du se en video om hur genomföra ett digitalt möte, då följer du denna länk.

Innehåll för vett och etikett vid digitala möten

Förberedelser, både mötesledare och deltagare

Allt handlar om vett och etikett , med respekt för övriga deltagare.
Vid lyckade webbmöten har deltagarna lärt sig att hantera mediets outtalade regler.
När många jobbar hemifrån har fysiska möten ofta ersatts av olika digitala mötesplattformar.
Testa din teknik i förväg
Logga in i god tid
Mycket beror på mötets storlek, syfte, längd mm.
Tänk på bakgrund och ljus. Välj en neutral bakgrund och bra ljus ger en bättre bild.
Sitt helst avskilt, störande omgivning påverkar mötet.
Lämna gärna skärmen vid varje paus gör att du inte blir så trött.
Visa ansiktet, det är inte lika trevligt att se från nästippen och uppåt.
Saknar du en proffsmikrofon kan du använda headset istället.
Ljudet blir ofta bättre i headset, mikrofonen fångar upp din röst och filtrerar bakgrundsljud.
Om det krävs, utse någon som antecknar.
Be en deltagare bevaka chatten och att någon annan är redo att ge teknisk support om det skulle behövas.
Ägna några minuter på att fråga hur läget är med de övriga och prata lite allmänt innan ni drar igång.
Det kan förbättra kvaliteten på mötet mer än du tror!
Ställ en fråga om vett och etikett
Tillbaka till innehåll

Annons:

Mötesledaren

Digitala möten ställer oftast krav på en ännu bättre struktur än fysiska möten.
Detta då deltagarna lättare tenderar att tappa fokus än när ni ses i verkligheten.
Därför behöver du som sammankallar till mötet vara extra tydlig med mötets syfte, vad mötet ska innehålla och hur var och en förväntas bidra.
För dåligt planerade möten kanske du kommer undan med live men inte digitalt.
Planera kortare tid för digitala möten, de är ofta jobbigare än live.
För att alla ska veta vem som har ordet behöver webbmötet en mötessamordnare, som fördelar ordet.
Tveka inte att leda mötet, fördela ordet när det krävs.
Du ansvarar för att mötet börjar och slutar, och checkar av att alla är uppkopplade.
Du ser också till att alla kommer till tals och får prata klart.
Fråga om det är ok för alla mötesdeltagarna innan du spelar in mötet
Våga avbryta om någon blir lite för pratglad eller kommer ifrån ämnet.
Skicka kontaktuppgifter och gärna ett telefonnummer med mötesinbjudan, om de åker ut kan de kontakta dig eller annan person för hjälp.
Gå från vanliga tänket ”presentation” till mer korta inslag/interaktion/inspel.
Korta pass, minst 10 min paus per timme.
Använd tydligare gester, mimik, betoningar etc.
Ställ en fråga om vett och etikett
Tillbaka till innehåll

Deltagaren

Det är upp till varje deltagare att följa mötessamordnarens spelregler för mötet.
Fokus är artigt, visa att du som deltagare ger mötet din fulla uppmärksamhet.
Lyssna inte med ett halvt öra och syssla med annat, det märks.
Mikrofon ska vara avstängd, mute, om ni inte är en liten grupp.
Be om ordet genom att räcka upp handen eller skriva i chatten.
Prata inte rakt ut, vänta på att du får ordet.
Delta aktivt och visa engagemang genom att ställa frågor, svara på frågor/delta i diskussioner
Som deltagare kan du gärna skriva några uppskattande ord i chatten.
Ställ en fråga om vett och etikett
Tillbaka till innehåll

Annons:

Kroppsspråk och ordet

Kroppsspråket sätter tonen och ger massor av information när vi möts i samma rum.
Vid digitala möten går vi miste om mycket av kroppsspråket.
I stället blir det verbala språket viktigare.
Trots detta, så tugga inte tuggummi.
OK, du har mikrofonen avstängd och det är trevligt med lite tuggummi.
Video kan ge ett aningen nonchalant intryck gentemot dina kollegor, kunder eller affärspartners.
Då vi inte ser varandras kroppsspråk på samma sätt som under ett vanligt möte kan det skapa stress kring tystnad.
Med det uteblivna kroppsspråket, i kombination med den lilla fördröjning som ofta uppstår i distansmötet, är det svårare att få till det där naturliga flödet i samtalet.
Vi har svårt att se vem som är på väg att börja prata eller då blir det lätt en liten tankepaus.
Många försöker då fylla i, men ta det lugnt och ge varandra tid att vara eftertänksamma.
Var inte orolig för att det blir tyst då och då.
Om det sociala samspelet ska fungera måste vi anpassa vårt beteende till de här nya förutsättningarna.
Ställ en fråga om vett och etikett
Tillbaka till innehåll

Smygsurfa inte

Det är frestande att börja surfa runt lite på datorn eller med en mobil i knät.
Risken är stor att det märks och det tar bort intresset som finns kring frågorna ni ska diskutera.
Om du behöver göra lite snabb research för att föra mötet framåt så kan du säga det.
Till exempel; ”Ok, jag kollar upp det och återkommer om några minuter”.
Ställ en fråga om vett och etikett
Tillbaka till innehåll

Annons:

Ögonkontakt

När du samtalar med en annan person i verkliga livet, ska du se personen i ögonen.
Du ska titta på den andra personen när hen talar med dig
När du själv pratar kan du flacka med blicken, det är naturligt.
Vid digitala möten är det tvärtom.
Du måste titta rakt in i din kamera när du talar, då uppfattar de övriga dig som närvarande.
Titta inte på skärmen, det syns, titta in i kameralinsen.
Till skillnad mot live, kan du flacka med blicken när andra talar med dig.
Ställ en fråga om vett och etikett
Tillbaka till innehåll

Kameran

Tänk på att ha kameran på.
Det betyder otroligt mycket för den som leder mötet att kunna se övrigas ansikten.
Som deltagare och mötesledare är det viktigt med respons och känna att man inte bara pratar med en kamera.
Tydliga uttalade förhållningssätt för när kamera ska vara på eller av.
Det är lättare att försvinna/gömma sig/bli bortglömd bakom en skärm än i ett fysiskt möte.
Böcker är bra att ställa datorn på, då kommer kameran i ansiktshöjd.
Placera dig på lagom avstånd, men man vill gärna se ansiktsuttryck.
Tänk ungefär som att ni ser varandra i ögonen under ett vanligt samtal.
Det är bäst om du syns från axlarna och uppåt med lite utrymme ovan huvudet.
Sitt inte framför ett fönster, det blir motljus, låt hellre ljuset komma in från sidan.
Annars är risken att du mest kommer att se ut som en mörk siluett.
Ett tips är att placera kameran mitt framför en större skärm.
Då tittar du på övriga, samtidigt som du talar rakt in i kameralinsen.
Ställ en fråga om vett och etikett
Tillbaka till innehåll

Annons:

Bakgrund

I vissa sammanhang kan en bild från företaget eller logotype fylla en funktion och passa som bakgrund.
Om du känner dig nöjd med bakgrunden där du sitter är det inte fel att visa upp den.
Det ger personen på andra sidan skärmen en möjlighet att sätta dig i ett sammanhang.
Hitta en så ren bakgrundsmiljö som möjligt, så att övriga mötesdeltagare slipper distraheras av din stökiga bokhylla eller hysteriska tapet.
Egna bakgrunder kräver ofta en green-screen (grön bakgrund) och kan annars ge märkliga skuggor etc.
Ställ en fråga om vett och etikett
Tillbaka till innehåll

Klädsel

Avstå mysdressen, klä dig som du skulle gjort på jobbet
Tänk lite på det yttre, som att borsta håret.
Ta på dig ditt professionella ansiktsuttryck.
Vill du se lite extra snygg ut, våga ta liter puder i panna, på näsa och öron.
Som både kvinnor och män gör på TV.
Med andra ord, förbered dig och klä dig som för ett möte i den riktiga världen.
Ställ en fråga om vett och etikett
Tillbaka till innehåll

Annons:

Störningar

När vi sitter runt samma bord vet alla vad du gör.
Om du tappar fokus för att leta efter en penna ser alla det.
När vi möts digitalt möten har de andra deltagarna ingen aning om vad du gör när du tittar bort eller försvinner från skärmen.
För att bygga förtroende kan det vara bra att förvarna om vad du ska göra
Undvik också att göra andra saker under mötet.
Det är lätt att tänka att ingen ser om du läser e-post eller fingrar på mobilen, men det märks.
Är ni få ska du absolut inte göra det, om du vill ha en bra relation med personerna i mötet.
Om du inte kan stänga av mikrofonen, berätta om eventuella störande bakgrundsljud
Ställ en fråga om vett och etikett
Tillbaka till innehåll

Källor: Den här texten baseras på författarens 100-tals egna erfarenheter av digitala möten, både genom att leda ett stort antal digitala möten, delta i dem, föreläsa digitalt samt intervjuer med andra deltagare och mötesledare